Organisation des colloques

Les colloques sont préparés en étroite collaboration entre le Bureau de la SILF et le comité local d'organisation, regroupant des collègues de l'université invitante, cette dernière ayant fait parvenir une invitation officielle à la SILF. Une fois fixés le lieu et la date de la réunion, et compte tenu de l'expérience des colloques précédents, les tâches essentielles concernent :

l'organisation matérielle du colloque : rapports avec les autorités locales, réservation des salles de réunion, hébergement des congressistes, repas pris en commun, moyens de transports, fixation des frais d'inscription, informations adressées aux participants, etc. Le Bureau de la SILF et le comité local d’organisation collaborent, chacun selon ses compétences, sur ces différents aspects.

son organisation scientifique : la désignation des présidents et des secrétaires de séances est laissée aux bons soins du comité local, tandis que l'organisation scientifique résulte d'une collaboration entre le Bureau de la SILF et le comité local ;

les textes et circulaires : Les textes et les circulaires relatifs au colloque sont rédigés par le Bureau ou par les organisateurs locaux après entente préalable avec l’autre partie.

Frais de participation au colloque
Les frais de participation au colloque sont fixés au plus juste par entente entre les organisateurs locaux et le Bureau. Pour les participants, ces frais incluent un exemplaire des Actes (sauf pour les étudiants qui bénéficient d’un tarif fortement réduit).
          • Un tarif réduit est appliqué au membres de la SILF et de l’Association Linguistique du              Canada et des Etats-Unis (Linguistic Association of Canada and the United States, LACUS).

Organisation scientifique des colloques
Les sujets abordés sont discutés sous la forme de Thèmes et de Communications individuelles.
         Thèmes : au nombre de deux ou trois par colloque, ils se déroulent sur un même sujet au cours d'une demi-journée en général (plus longtemps si le nombre de communications retenues est important) ; les travaux sont organisés par un rapporteur et les séances de travail ont lieu sous la responsabilité d'un président de séance assisté d'un secrétaire (les attributions de ces responsables sont précisées ci-dessous).
         Le contenu des thèmes est élaboré sous la responsabilité du Bureau de la SILF, en collaboration avec le comité local, et après réception des propositions des membres de la SILF (un appel à propositions est fait lors de chaque assemblée générale annuelle et à tout moment un membre peut saisir le Bureau d'une proposition de thème).
         Un rapporteur est désigné pour chaque thème, sous la responsabilité du Bureau et en collaboration avec les organisateurs locaux.
         Le contenu des thèmes, les questions à débattre et le nom du rapporteur sont présentés dans la première circulaire annonçant le colloque avec un appel à contributions.
         Communications individuelles : outre les contributions aux thèmes, les colloques de la SILF sont ouverts à un certain nombre de communications individuelles, traitant de sujets divers de linguistique, de préférence en lien avec les préoccupations fonctionnalistes.
         Groupes de travail : il est toujours possible d’organiser un atelier ou un groupe de travail sur un sujet précis dans le cadre du colloque, pour faire le point sur une recherche en cours, ou informer les congressistes sur une initiative particulière. Il s’agit d’une discussion libre, programmée en dehors des séances de travail consacrées aux thèmes ou aux communications individuelles.

Réception et traitement des projets de communications
La première circulaire annonçant le colloque précise la date limite de soumission des projets de communication pour les thèmes et les communications individuelles (on demande un titre et un résumé d’une page de préférence en français ou en anglais). La date de soumission est impérative et toute proposition reçue au-delà ne pourra pas être prise en considération.
         Les projets sont adressés au secrétaire de la SILF. Le Bureau et le Comité de rédaction de La Linguistique se réunissent pour étudier les propositions reçues. Les décisions prises sont transmises aux contributeurs, aux organisateurs locaux du colloque et aux rapporteurs de thèmes.
         Les auteurs dont le projet de contribution à un thème est accepté sont invités à faire parvenir rapidement le texte de leur contribution (4 pages) au rapporteur du thème pour lui permettre d’organiser la séance de travail et de faire une synthèse rapide des interventions programmées.
         L’ordre de passage des contributeurs dans les séances de travail du colloque figure dans la dernière circulaire.

Le rôle du rapporteur de thème
Sur la base des textes des communications acceptées par le Bureau de la SILF, le rapporteur organise le déroulement des séances de travail, en regroupant les interventions par centres d’intérêt. Il détermine l’ordre de passage des intervenants, qui est annoncé dans la dernière circulaire et communiqué au président de séance.
         Dans l'organisation de la séance de travail il prévoit une séquence de discussion après quelques interventions centrées sur les mêmes préoccupations (pas de discussion après chaque intervention). Sur la base des textes des communications acceptées, le rapporteur donne une présentation rapide du thème (environ 5 minutes) lors de la séance inaugurale.
         Durant les séances de travail, il lui appartient de lancer et d’animer les séquences de discussion.

Le rôle du président et du secrétaire de séance
Le président de séance, averti par le rapporteur (ou le responsable des communications individuelles) de l’ordre de passage des contributeurs et de l’organisation générale des travaux, est chargé de donner la parole aux orateurs et de veiller au respect du temps de parole qui leur est accordé. Il veille également au respect des tranches horaires allouées à la discussion.
         Lors de la discussion qui fait suite à un groupe de communications, il incite les intervenants dans la salle à se faire connaître quand ils prennent la parole (nom, prénom et rattachement) et à rédiger brièvement le texte des questions posées ou des remarques faites : ces documents sont remis au secrétaire de séance qui les transmettra aux intéressés.
         Le secrétaire de séance assiste le président et doit notamment :
   • faire un résumé succinct de la séance qui précise la date et le titre de la séance, les noms du      président et du secrétaire ;
   • établir la liste des interventions qui ont lieu durant les périodes de discussion (identité de       l’intervenant et résumé de l’intervention) ;
   • réclamer les textes rédigés de leurs questions auprès des intervenants et les remettre aux       auteurs de communications concernés ou, à défaut, au rapporteur du thème.